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Géolocalisation des véhicules des salariés
La télématique embarquée présente de nombreux avantages pour la gestion d’un parc automobile. Cependant, l’installation de systèmes de géolocalisation dans les véhicules utilisés par les employés doit respecter plusieurs exigences de la CNIL visant à protéger la vie privée des salariés.
- Elaboration d’un registre de traitement des données qui inclut les finalités de la géolocalisation
- Notification des salariés par courrier avant l’installation
- Possibilité pour les conducteurs de désactiver le suivi de leur véhicule en dehors du temps de travail
- Désignation d’un Délégué à la Protection des Données
- Accès aux données limité aux destinataires habilités
- Gestion des mots de passe utilisateur
Mode Vie Privée Quartix
Avec le système de géolocalisation Quartix, l’administrateur peut définir différentes périodes de suivi pour tous les véhicules de la flotte, et permettre aux conducteurs de désactiver ou d’activer eux-mêmes le suivi de leur véhicule via une application web ou un badge magnétique.
Par exemple, il est possible de définir des heures de suivi pour tous les jours de la semaine, et d’autres pour le week-end, ou encore de désactiver le suivi en dehors des heures de travail ou lorsqu’un employé est en vacances. Quand le suivi du véhicule est désactivé, seules les données relatives au kilométrage effectué en mode privé sont visibles dans les rapports d’activité. En fonction des paramètres de confidentialité du véhicule choisis par l’administrateur, le conducteur aura plusieurs options lui permettant de gérer le mode de suivi de son véhicule.
Les comptes utilisateurs peuvent être configurés afin de n’accéder qu’à certaines données. Le personnel d’assistance a par exemple besoin de localiser les véhicules et de savoir lequel est le plus proche d’une mission, mais n’a pas à accéder aux heures de travail des salariés.
Télécharger le guide d’utilisation du Mode Vie Privée Quartix.
Usage professionnel et privé
Si vos employés bénéficient de véhicules de fonction qu’ils peuvent utiliser aussi bien pour leurs déplacements professionnels que privés, l’utilisation du véhicule à titre privé constitue un avantage en nature, déclaré et soumis au prélèvement de charges sociales. Celui-ci est calculé soit sur la base d’un forfait, soit à partir des dépenses réellement engagées, au prorata du kilométrage effectué à titre privé.
Grâce au Mode Vie Privée de Quartix, le calcul du kilométrage à titre privé s’effectue en quelques clics à partir des rapports d’activité. Idéal pour calculer les indemnités kilométriques de vos véhicules de fonction avec précision, vous permettant de réaliser des économies tout en respectant la vie privée de vos employés.
En savoir plus sur le calcul des avantages en nature avec la géolocalisation.
Pour aller plus loin…
Suivi de véhicules et loi française, que faut-il savoir ? Toutes les réponses dans notre article de blog.
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